A Practical List of 50 Business Phrases for Video Conferencing

Business English: Video Conferencing Phrases

A Practical List of 50 Business Phrases for Video Conferencing

Correct phrases only (English + German).

Starting & Greeting

1. Audio check: Can everyone hear me clearly? (Kann mich jeder gut hören?)
2. Wait for participants: Let’s wait a minute for everyone to join. (Warten wir eine Minute, bis alle beigetreten sind.)
3. Appreciate punctuality: Thanks for joining on time. (Danke, dass Sie pünktlich dabei sind.)
4. Share screen: I’ll share my screen now. (Ich teile jetzt meinen Bildschirm.)
5. Mute reminder: Please mute your microphone if you’re not speaking. (Bitte schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen.)

Technical Checks

6. Lag notice: There seems to be a lag. (Es scheint eine Verzögerung zu geben.)
7. Camera request: Could you please turn on your camera? (Könnten Sie bitte Ihre Kamera einschalten?)
8. Settings adjustment: Let me adjust my settings. (Lassen Sie mich meine Einstellungen anpassen.)
9. Lost connection: We lost your connection for a moment. (Wir haben Ihre Verbindung kurz verloren.)
10. Repeat due to sound: Can you repeat that? The sound cut out. (Könnten Sie das wiederholen? Der Ton ist ausgefallen.)

Leading the Meeting

11. Start agenda: Let’s get started with the agenda. (Lassen Sie uns mit der Tagesordnung beginnen.)
12. State goal: Today’s main goal is to… (Das Hauptziel heute ist…)
13. Updates first: We’ll begin with updates from each department. (Wir beginnen mit Berichten aus jeder Abteilung.)
14. Keep brief: Let’s keep answers brief so we stay on schedule. (Halten wir Antworten kurz, damit wir im Zeitplan bleiben.)
15. Return later: We’ll come back to this point later. (Darauf kommen wir später zurück.)

Sharing Information

16. Upload document: I’ll upload the document in the chat. (Ich lade das Dokument im Chat hoch.)
17. Give overview: Here’s a quick overview of the data. (Hier ist ein kurzer Überblick über die Daten.)
18. Screen check: Can everyone see my screen? (Kann jeder meinen Bildschirm sehen?)
19. Show results: This slide shows the key results. (Diese Folie zeigt die wichtigsten Ergebnisse.)
20. Note-taking: Please note this for your records. (Bitte notieren Sie das für Ihre Unterlagen.)

Asking & Clarifying

21. Ask for details: Could you expand on that? (Könnten Sie das näher ausführen?)
22. Clarify meaning: What do you mean exactly? (Was meinen Sie genau?)
23. Ask for example: Can you give us an example? (Können Sie uns ein Beispiel geben?)
24. Team impact: How does this affect your team? (Wie wirkt sich das auf Ihr Team aus?)
25. Questions before moving: Any questions before we move on? (Noch Fragen, bevor wir weitermachen?)

Managing Discussion

26. Invite speaker: Let’s hear from Anna first. (Lassen Sie uns zuerst Anna hören.)
27. Keep order: One at a time, please. (Bitte einer nach dem anderen.)
28. Take turns: Let’s take turns answering. (Lassen Sie uns reihum antworten.)
29. Time reminder: We’re running short on time. (Uns läuft die Zeit davon.)
30. Circle back: Let’s circle back to this topic. (Kommen wir später auf dieses Thema zurück.)

Decision & Agreement

31. Check agreement: Do we all agree on this? (Sind wir uns darin alle einig?)
32. Vote quickly: Let’s vote quickly with a show of hands. (Stimmen wir schnell per Handzeichen ab.)
33. Final decision: We need a final decision today. (Wir brauchen heute eine endgültige Entscheidung.)
34. Assign tasks: Let’s assign clear responsibilities. (Lassen Sie uns klare Verantwortlichkeiten festlegen.)
35. Written confirmation: Please confirm this in writing after the call. (Bitte bestätigen Sie dies schriftlich nach dem Anruf.)

Handling Problems

36. On mute: Sorry, I was on mute. (Entschuldigung, ich war stummgeschaltet.)
37. Technical issue: We’re experiencing some technical difficulties. (Wir haben technische Schwierigkeiten.)
38. Suggest reschedule: Let’s reschedule if the connection doesn’t improve. (Verschieben wir, wenn sich die Verbindung nicht verbessert.)
39. Reconnect: Could you try reconnecting? (Könnten Sie versuchen, sich neu zu verbinden?)
40. No video: We’ll continue without video to save bandwidth. (Wir machen ohne Video weiter, um Bandbreite zu sparen.)

Wrapping Up

41. Summarize points: Let’s quickly summarize today’s points. (Fassen wir die heutigen Punkte kurz zusammen.)
42. Next steps: Next steps are as follows… (Die nächsten Schritte sind wie folgt…)
43. Follow-up method: We’ll follow up by email. (Wir werden per E-Mail nachfassen.)
44. Shared folder: Please check the shared folder after this meeting. (Bitte überprüfen Sie den gemeinsamen Ordner nach diesem Meeting.)
45. Next meeting: Our next meeting will be on Tuesday. (Unser nächstes Treffen ist am Dienstag.)

Polite Closings

46. Thank input: Thanks for your input today. (Danke für Ihre Beiträge heute.)
47. Pleasant close: It was great seeing everyone. (Es war schön, alle zu sehen.)
48. End call: Let’s end the call here. (Beenden wir den Anruf hier.)
49. Wish productivity: Have a productive week. (Haben Sie eine produktive Woche.)
50. Polite goodbye: Goodbye, and stay safe. (Auf Wiedersehen und bleiben Sie gesund.)
50 Business Phrases for Video Conferencing

A Practical List of 50 Business Phrases for Video Conferencing — Grouped by Purpose!

Use these to open calls, check tech, lead the agenda, clarify, decide, and close efficiently.

Starting & Greeting

  1. Can everyone hear me clearly?
  2. Let’s wait a minute for everyone to join.
  3. Thanks for joining on time.
  4. I’ll share my screen now.
  5. Please mute your microphone if you’re not speaking.

Technical Checks

  1. There seems to be a lag.
  2. Could you please turn on your camera?
  3. Let me adjust my settings.
  4. We lost your connection for a moment.
  5. Can you repeat that? The sound cut out.

Leading the Meeting

  1. Let’s get started with the agenda.
  2. Today’s main goal is to…
  3. We’ll begin with updates from each department.
  4. Let’s keep answers brief so we stay on schedule.
  5. We’ll come back to this point later.

Sharing Information

  1. I’ll upload the document in the chat.
  2. Here’s a quick overview of the data.
  3. Can everyone see my screen?
  4. This slide shows the key results.
  5. Please note this for your records.

Asking & Clarifying

  1. Could you expand on that?
  2. What do you mean exactly?
  3. Can you give us an example?
  4. How does this affect your team?
  5. Any questions before we move on?

Managing Discussion

  1. Let’s hear from Anna first.
  2. One at a time, please.
  3. Let’s take turns answering.
  4. We’re running short on time.
  5. Let’s circle back to this topic.

Decision & Agreement

  1. Do we all agree on this?
  2. Let’s vote quickly with a show of hands.
  3. We need a final decision today.
  4. Let’s assign clear responsibilities.
  5. Please confirm this in writing after the call.

Handling Problems

  1. Sorry, I was on mute.
  2. We’re experiencing some technical difficulties.
  3. Let’s reschedule if the connection doesn’t improve.
  4. Could you try reconnecting?
  5. We’ll continue without video to save bandwidth.

Wrapping Up

  1. Let’s quickly summarize today’s points.
  2. Next steps are as follows…
  3. We’ll follow up by email.
  4. Please check the shared folder after this meeting.
  5. Our next meeting will be on Tuesday.

Polite Closings

  1. Thanks for your input today.
  2. It was great seeing everyone.
  3. Let’s end the call here.
  4. Have a productive week.
  5. Goodbye, and stay safe.
Business Englisch: Core Phrases

Business English – Core Phrases

Email & Written Communication Phrases

Click the blank ______ to reveal the correct phrase. (Answer order has been randomized.)

1. Email opener: (E-Mail-Anrede) ______
a) I hope this email finds you well. (Ich hoffe, es geht Ihnen gut.)
b) Hope you’re alive. (Hoffe, du lebst noch.)

2. Acknowledge receipt: (Eingang bestätigen) ______
a) Thank you for your message. (Vielen Dank für Ihre Nachricht.)
b) Thanks for nothing. (Danke für nichts.)

3. Sending a file: (Datei senden) ______
a) Attachment maybe later… (Anhang vielleicht später…)
b) Please find attached… (Bitte finden Sie im Anhang…)

4. Purpose of writing: (Schreibanlass) ______
a) I’m writing because I’m bored… (Ich schreibe, weil mir langweilig ist…)
b) I am writing to inform you… (Ich schreibe, um Sie zu informieren…)

5. Ask for confirmation: (Um Bestätigung bitten) ______
a) Confirm it now. (Bestätige es jetzt.)
b) Could you please confirm… (Könnten Sie das bitte bestätigen…)

6. Request feedback politely: (Höflich um Feedback bitten) ______
a) We would appreciate your feedback. (Wir würden Ihr Feedback sehr schätzen.)
b) Only good feedback allowed. (Nur positives Feedback erlaubt.)

7. Clarify details in writing: (Details schriftlich klären) ______
a) Let me confuse you… (Lassen Sie mich Sie verwirren…)
b) Let me clarify… (Lassen Sie mich das klarstellen…)

8. Invite questions: (Zu Fragen einladen) ______
a) Don’t ask questions. (Stellen Sie keine Fragen.)
b) If you have any questions, please let me know. (Wenn Sie Fragen haben, lassen Sie es mich bitte wissen.)

9. Close an email politely (anticipating a reply): (E-Mail höflich schließen [Antwort erwartet]) ______
a) Looking forward to your reply. (Ich freue mich auf Ihre Antwort.)
b) Reply whenever—or never. (Antworten Sie wann immer – oder nie.)

10. Pre-thank politely: (Vorab danken) ______
a) Thank you in advance. (Vielen Dank im Voraus.)
b) Thanks later, maybe. (Danke später, vielleicht.)

AI in the Plastics Company – Meeting Phrases

Context: A strategy meeting at the plastics company about introducing AI systems to improve production, quality control, and maintenance.

Manager (Lisa): Welcome everyone. ______
a) Let’s start the meeting. (Lassen Sie uns die Besprechung beginnen.) b) Let’s finish the meeting. (Lassen Sie uns die Besprechung beenden.)
We have a full agenda about how we can integrate AI into our production lines.

Engineer (Tom): Sorry, the sound cut out for a second. ______
a) Could you repeat that, please? (Könnten Sie das bitte wiederholen?) b) Please speak forever. (Bitte sprechen Sie für immer.)

Lisa: Okay, we’ve discussed energy savings. ______
a) Let’s move on to the next point. (Lassen Sie uns zum nächsten Punkt übergehen.) b) Let’s stay stuck here. (Lassen Sie uns hier stecken bleiben.)
The next point is quality control automation.

Technician (Mark): ______
a) I’d like to add something. (Ich möchte gerne etwas hinzufügen.) b) I must block every idea. (Ich muss jede Idee blockieren.)
We could connect the AI system to our camera-based inspection line. It might catch defects earlier.

Lisa: Before we decide, ______
a) What’s your opinion on this? (Was ist Ihre Meinung dazu?) b) Please agree with me blindly. (Bitte stimmen Sie mir blind zu.)
Should we build the system in-house or buy an existing platform?

Lisa: Okay, good points. ______
a) Let’s agree on the next steps. (Lassen Sie uns die nächsten Schritte festlegen.) b) Let’s make no decisions at all. (Lassen Sie uns überhaupt keine Entscheidungen treffen.)
I propose we ask IT to run a feasibility check on three AI vendors this week.

Tom: Just to keep everyone aligned, ______
a) Could we summarize the main points? (Könnten wir die Hauptpunkte zusammenfassen?) b) Let’s forget everything now. (Lassen Sie uns jetzt alles vergessen.)

Anna: ______
a) Please keep it brief. (Bitte fassen Sie sich kurz.) b) Talk until next year. (Reden Sie bis nächstes Jahr.)
We still have two more topics to cover.

Lisa: The question about data security is important, but ______
a) We’ll come back to this later. (Wir kommen später darauf zurück.) b) We’ll ignore this forever. (Wir werden das für immer ignorieren.)
Let’s first finish the production workflow discussion.

Lisa: Thank you, everyone. ______
a) Let’s close the meeting. (Lassen Sie uns die Besprechung beenden.) b) Let’s keep talking all night. (Lassen Sie uns die ganze Nacht weiterreden.)
Please send me your notes by tomorrow morning.

All: Thank you, Lisa. Bye!

Negotiation Phrases

Click the blank ______ to reveal the correct phrase. (Answer order has been randomized.)

21. Open a negotiation proposal: (Verhandlungsvorschlag eröffnen) ______
a) Our random idea is… (Unsere zufällige Idee ist…)
b) Our proposal is as follows… (Unser Vorschlag lautet wie folgt…)

22. Ask for more info during negotiation: (Während der Verhandlung um weitere Informationen bitten) ______
a) Could you give us more details? (Könnten Sie uns mehr Details geben?)
b) Details don’t matter. (Details sind unwichtig.)

23. Aim for middle ground: (Auf einen Mittelweg abzielen) ______
a) My way or nothing. (Mein Weg oder gar nicht.)
b) We need to find a compromise. (Wir müssen einen Kompromiss finden.)

24. Accept terms neutrally: (Bedingungen neutral annehmen) ______
a) That’s acceptable for us. (Das ist für uns akzeptabel.)
b) We hate this deal. (Wir hassen dieses Geschäft.)

25. Decline politely in negotiation: (In einer Verhandlung höflich ablehnen) ______
a) No way, never. (Auf keinen Fall, niemals.)
b) I’m afraid we cannot agree to that. (Leider können wir dem nicht zustimmen.)

26. Explore other options: (Weitere Optionen prüfen) ______
a) There are no options. (Es gibt keine Optionen.)
b) Let’s discuss alternatives. (Lassen Sie uns Alternativen besprechen.)

27. Modify conditions diplomatically: (Bedingungen diplomatisch anpassen) ______
a) Could we adjust the terms? (Könnten wir die Bedingungen anpassen?)
b) Change everything now. (Ändern Sie jetzt alles.)

28. Show openness without commitment: (Offenheit ohne Verpflichtung zeigen) ______
a) We refuse to think. (Wir weigern uns zu denken.)
b) We’re willing to consider this option. (Wir sind bereit, diese Option in Betracht zu ziehen.)

29. Ask for time to decide: (Um Bedenkzeit bitten) ______
a) Decide instantly. (Entscheiden Sie sofort.)
b) We need some time to decide. (Wir brauchen etwas Zeit, um zu entscheiden.)

30. Close a deal formally: (Ein Geschäft formell abschließen) ______
a) Let’s forget the deal. (Lassen Sie uns das Geschäft vergessen.)
b) Let’s finalize the agreement. (Lassen Sie uns die Vereinbarung abschließen.)

Context: A strategy meeting at the plastics company about introducing AI systems to improve production, quality control, and maintenance.

Manager (Lisa): Welcome everyone. a) Let’s start the meeting. (Lassen Sie uns die Besprechung beginnen.) b) Let’s finish the meeting. (Lassen Sie uns die Besprechung beenden.) We have a full agenda about how we can integrate AI into our production lines.

Engineer (Tom) joining via video call): Sorry, the sound cut out for a second. a) Could you repeat that, please? (Könnten Sie das bitte wiederholen?) b) Please speak forever. (Bitte sprechen Sie für immer.)

Lisa: Of course. We are looking at predictive maintenance AI to reduce machine downtime.

Lisa: Okay, we’ve discussed energy savings. a) Let’s move on to the next point. (Lassen Sie uns zum nächsten Punkt übergehen.) b) Let’s stay stuck here. (Lassen Sie uns hier stecken bleiben.) The next point is quality control automation.

Technician (Mark): a) I’d like to add something. (Ich möchte gerne etwas hinzufügen.) b) I must block every idea. (Ich muss jede Idee blockieren.) We could connect the AI system to our camera-based inspection line. It might catch defects earlier.

Lisa: Before we decide, a) What’s your opinion on this? (Was ist Ihre Meinung dazu?) b) Please agree with me blindly. (Bitte stimmen Sie mir blind zu.) Should we build the system in-house or buy an existing platform?

Production Lead (Anna): I think buying would be faster and safer.

Lisa: Okay, good points. a) Let’s agree on the next steps. (Lassen Sie uns die nächsten Schritte festlegen.) b) Let’s make no decisions at all. (Lassen Sie uns überhaupt keine Entscheidungen treffen.) I propose we ask IT to run a feasibility check on three AI vendors this week.

Tom: Just to keep everyone aligned, a) Could we summarize the main points? (Könnten wir die Hauptpunkte zusammenfassen?) b) Let’s forget everything now. (Lassen Sie uns jetzt alles vergessen.)

Lisa: Sure. So far: predictive maintenance AI, automated quality control, and vendor selection for an integrated platform.

Anna (after a long explanation by Mark): a) Please keep it brief. (Bitte fassen Sie sich kurz.) b) Talk until next year. (Reden Sie bis nächstes Jahr.) We still have two more topics to cover.

Lisa: The question about data security is important, but a) We’ll come back to this later. (Wir kommen später darauf zurück.) b) We’ll ignore this forever. (Wir werden das für immer ignorieren.) Let’s first finish the production workflow discussion.

Lisa: Thank you, everyone. a) Let’s close the meeting. (Lassen Sie uns die Besprechung beenden.) b) Let’s keep talking all night. (Lassen Sie uns die ganze Nacht weiterreden.) Please send me your notes by tomorrow morning.

All: Thank you, Lisa. Bye!

Context: A strategy meeting at the plastics company about introducing AI systems to improve production, quality control, and maintenance.

Manager (Lisa): Welcome everyone. ______ We have a full agenda about how we can integrate AI into our production lines.

Engineer (Tom) joining via video call: Sorry, the sound cut out for a second. ______

Lisa: Of course. We are looking at predictive maintenance AI to reduce machine downtime.

Lisa: Okay, we’ve discussed energy savings. ______

Technician (Mark): ______ We could connect the AI system to our camera-based inspection line. It might catch defects earlier.

Lisa: Great suggestion, Mark.

Lisa: Before we decide, ______ Should we build the system in-house or buy an existing platform?

Production Lead (Anna): I think buying would be faster and safer.

Tom: I agree, but we should make sure it integrates with our existing MES system.

Lisa: Okay, good points. ______ I propose we ask IT to run a feasibility check on three AI vendors this week.

Anna: Agreed.

Tom: Just to keep everyone aligned, ______

Lisa: Sure. So far: predictive maintenance AI, automated quality control, and vendor selection for an integrated platform.

Anna (after a long technical explanation by Mark): Mark, ______ We still have two more topics to cover.

Lisa: The question about data security is important, but ______ Let’s first finish the production workflow discussion.

Lisa: Thank you, everyone. ______ Please send me your notes by tomorrow morning.

All: Thank you, Lisa. Bye!

AI in the Plastics Company – Meeting Phrases

Context: A strategy meeting at the plastics company about introducing AI systems to improve production, quality control, and maintenance.

Manager (Lisa): Welcome everyone. ______
a) Let’s start the meeting. (Lassen Sie uns die Besprechung beginnen.) b) Let’s finish the meeting. (Lassen Sie uns die Besprechung beenden.)
We have a full agenda about how we can integrate AI into our production lines.

Engineer (Tom): Sorry, the sound cut out for a second. ______
a) Could you repeat that, please? (Könnten Sie das bitte wiederholen?) b) Please speak forever. (Bitte sprechen Sie für immer.)

Lisa: Okay, we’ve discussed energy savings. ______
a) Let’s move on to the next point. (Lassen Sie uns zum nächsten Punkt übergehen.) b) Let’s stay stuck here. (Lassen Sie uns hier stecken bleiben.)
The next point is quality control automation.

Technician (Mark): ______
a) I’d like to add something. (Ich möchte gerne etwas hinzufügen.) b) I must block every idea. (Ich muss jede Idee blockieren.)
We could connect the AI system to our camera-based inspection line. It might catch defects earlier.

Lisa: Before we decide, ______
a) What’s your opinion on this? (Was ist Ihre Meinung dazu?) b) Please agree with me blindly. (Bitte stimmen Sie mir blind zu.)
Should we build the system in-house or buy an existing platform?

Lisa: Okay, good points. ______
a) Let’s agree on the next steps. (Lassen Sie uns die nächsten Schritte festlegen.) b) Let’s make no decisions at all. (Lassen Sie uns überhaupt keine Entscheidungen treffen.)
I propose we ask IT to run a feasibility check on three AI vendors this week.

Tom: Just to keep everyone aligned, ______
a) Could we summarize the main points? (Könnten wir die Hauptpunkte zusammenfassen?) b) Let’s forget everything now. (Lassen Sie uns jetzt alles vergessen.)

Anna: ______
a) Please keep it brief. (Bitte fassen Sie sich kurz.) b) Talk until next year. (Reden Sie bis nächstes Jahr.)
We still have two more topics to cover.

Lisa: The question about data security is important, but ______
a) We’ll come back to this later. (Wir kommen später darauf zurück.) b) We’ll ignore this forever. (Wir werden das für immer ignorieren.)
Let’s first finish the production workflow discussion.

Lisa: Thank you, everyone. ______
a) Let’s close the meeting. (Lassen Sie uns die Besprechung beenden.) b) Let’s keep talking all night. (Lassen Sie uns die ganze Nacht weiterreden.)
Please send me your notes by tomorrow morning.

All: Thank you, Lisa. Bye!

 

With these 50 business phrases, you already cover many of the everyday expressions you’ll need in international video conferences.
(Mit diesen 50 Geschäftsphrasen decken Sie bereits viele der alltäglichen Ausdrücke ab, die Sie in internationalen Videokonferenzen benötigen.)

They are short, polite, and clear. You can use them to start calls, check technical issues, lead discussions, share information, and close meetings professionally.
(Sie sind kurz, höflich und klar. Sie können sie verwenden, um Gespräche zu beginnen, technische Probleme zu prüfen, Diskussionen zu leiten, Informationen auszutauschen und Meetings professionell zu beenden.)

By practicing these phrases, you build confidence and fluency because you’ll recognize and use the same expressions that most professionals around the world rely on when English is their second language.
(Wenn Sie diese Phrasen üben, gewinnen Sie Sicherheit und Sprachflüssigkeit, weil Sie dieselben Ausdrücke erkennen und verwenden, auf die die meisten Fachleute weltweit zurückgreifen, wenn Englisch ihre Zweitsprache ist.)

 

Tel.;01789-144-528​